บทที่ 3

บทที่ 3

ข้อมูลระบบบัญชีและกระบวนการทางธุรกิจ

ที่มาภาพ: https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/88274

ระบบบัญชี (Accounting System)

หมายถึง  กระบวนการ / ขั้นตอนที่ใช้ ้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินอยู่ในรูปแบบเอกสารแบบฟอร์มทางธุรกิจ  เช่น แบบฟอร์มใบส่งของ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี  แบบฟอร์มสมุดหรือทะเบียนที่ใช้ในการบันทึกบัญชี

ความสำคัญของระบบบัญชี  

·เป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในการควบคุมการดำเนินงานให้เป็น ไปตามวัตถุประสงค์

·เป็นเครื่องมือในการวัดผลการดำเนินงาน

·เป็นเครื่องมือในการประเมินผลการบริหารงานของตนเอง

·เป็นเครื่องมือในการวางแผนงานในอนาคต

·เป็นเครื่องมือในการป้องกันและรักษาทรัพย์สิน ของกิจการมิให้สูญหายหรือนำไปใช้ในทางที่มิควร

ที่มา : http://www.songkhlavc.ac.th/account/attachments/article

ความรู้พื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจ

           กระบวนการทางธุรกิจนั้นจะเป็นขบวนการต่าง ๆ หรือขั้นตอนในทุก ๆ ขั้นตอนในการดำเนินธุรกิจ ผลกำไรที่จะเกิดขึ้นมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับธุรกิจนั้น ๆ (นายสมชาย จันทร์รักษ์,2556) โดยทั่ว ๆ ไปการดำเนินธุรกิจจะมีอยู่ 3 ประเภท คือ

          1. กิจการให้บริการ (Service Firm) กิจการให้บริการจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม ค่าบริการรับรายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และอื่น ๆ รายจ่ายในกิจการให้บริการถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นในกิจการให้บริการคือการวัดผลการดำเนินงาน ลักษณะของผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็นตัวตนที่ชัดเจน ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น โรงพยาบาล สำนักงานกฎหมาย บริษัทที่ปรึกษา เป็นต้น

          2. กิจการซื้อมาขายไป (Merchandising Firm) หมายถึง กิจการที่ซื้อขายสินค้าทั้งขายส่งและขายปลีกโดยไม่ใช่ผู้ผลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสินค้าได้ ค่าใช้จ่าย จำแนกเป็น 2 ส่วน คือ ต้นทุนสินค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ตัวอย่าง ของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้านขายยา ร้านขายของชำ เป็นต้น

          3. กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการผลิตส่วนใหญ่จะมีโรงงานสำหรับผลิตสินค้า รายได้หลัก คือ   เงินที่ได้จากการขายสินค้า ค้าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบ ค่าจ้างคนงาน และค่าใช้จ่ายในขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่วนนี้จะรวม เป็นต้นทุนสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร

ที่มา:https://sites.google.com/site/naysmchaycanthrraks/home/krabwnkar-thang-thurkic

บัญชีแยกประเภท

          บัญชีแยกประเภท หมายถึง บัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป เรียบร้อยแล้วจัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด  บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวม รายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้ การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด (วรรณภา เอี่ยมสมบัติ,2552)

ที่มา:http://www.pw.ac.th/emedia/media/tech/accounting1/lesson5.php

งบการเงิน

         ที่มาภาพ: https://www.google.co.thQ7zRopPT_e8#imgrc=H5pseqAEW6GJRM

         งบการเงิน คือรายงานทางการเงินและบัญชีที่มีแบบแผน เพื่อแสดงภาวะต่าง ๆของบริษัทหรือกิจการนั้น ๆ โดย งบการเงินประกอบด้วย งบแยกย่อยอีกหลายประเภทซึ่งจะแสดงถึง ฐานะทางการเงิน ผลการดำเนินงาน และกระแสเงินสด ของบริษัทนั้น ๆ ในแต่ล่ะรอบบัญชีงบแสดงฐานะการเงิน

          จุดประสงค์ของงบการเงิน

                1. เพื่อให้ผู้ใช้งานงบการเงินทราบถึง คุณภาพการบริหารงานของผู้บริหาร ว่ามีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด

                2. เพื่อให้ผู้ใช้งานงบการเงินทราบถึง ผลการดำเนินงานของกิจการ และฐานะทางการเงินของกิจการว่าอยู่ในเกณฑ์ที่ดีหรือไม่

         3. เพื่อให้ผู้ใช้งานงบการเงิน ศึกษาข้อมูลผลกระทบต่าง ๆ จากเหตุการณ์ในอดีต เพื่อประยุกต์ใช้กับสถานการณ์ปัจจุบัน

             โดยจุดประสงค์ต่าง ๆ จะเป็นประโยชน์ต่าง ๆ ของผู้ใช้งาน ในกลุ่ม นักลงทุน เจ้าหนี้ หรือแม้แต่ตัวผู้บริหารเอง เพื่อปรับปรุงกลยุทธการลงทุนต่าง ๆ ให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน

         งบการเงินประกอบด้วย

1. งบแสดงฐานะทางการเงิน หรือ งบดุล เป็นงบการเงินส่วนที่จะแสดงถึง ฐานะทางการเงินของกิจการ โดยจะบอกเกี่ยวกับ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ

2.  งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ หรือ งบกำไรขาดทุน เป็นงบการเงินที่แสดงถึงผลการดำเนินงานของกิจการว่ามีรายได้และค่าใช้จ่ายเท่าไร ยังสามารถทำกำไรได้หรือไม่

3.  งบกระแสเงินสด เป็นงบการเงินส่วนที่จะแสดงถึงการรับมาและจ่ายไปของเงินสด โดย งบกระแสเงินสด จะเกิดขึ้นจาก 3 กิจกรรม คือ กิจกรรมดำเนินงาน กิจกรรมลงทุน และกิจกรรมจัดหาเงิน

4.  งบแสดงการเปลี่ยนแปลงของเจ้าของ เป็นงบการเงินส่วนที่จะแสดงถึงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ ในรอบบัญชี

5.  หมายเหตุประกอบงบการเงิน จะแสดงข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่ได้แสดงอยู่ในงบการเงิน และเกณฑ์การจัดทำงบการเงิน

ข้อควรระวังในการใช้งบการเงิน

            1.งบการเงินเป็นข้อมูลที่สร้างขึ้นการอดีต ไม่สามารถทำนายอนาคตได้แม่นยำเต็มร้อย เช่น ในอดีตกิจการมีการเปิดตัวสินค้าใหม่ทำให้กิจการมีกำไรมากมาย แต่พอถึงปัจจุบันกิจการเปิดตัวสินค้าใหม่กิจการอาจไม่กำไรเหมือนในอดีตก็เพราะมีปัจจัยภายนอกทีเปลี่ยนไป เช่น ค่านิยม คู่แข่งทางการค้าที่มากขึ้น และอื่น ๆ เป็นต้น

            2.ข้อมูลบางอย่างในงบการเงินยังไม่ได้ทำให้เป็นมูลค่าปัจจุบัน เช่น มูลค่าของที่ดินที่กิจการซื้อไว้เมื่อ 10 ปีที่แล้ว จบการเงินอาจจะยังไม่ได้อัพเดทราคา เป็นต้น

            3.ข้อมูลบางอย่างเกิดจากกระประมาณ ไม่ใช่ตัวเลขจริง เช่น การประมาณต้นทุน การตัดค่าเสื่อมราคา การประมาณการรับรู้รายได้ การประมาณหนี้สูญ ฯลฯ ซึ่งข้อมูลข้างต้นอาจจะไม่สะท้อนความเป็นจริงของกิจการ

ที่มา : http://doithai.com/article/59/

การรวบรวมและรายงานข้อมูลบัญชี

·     การออกแบบระบบสารสนเทศทางบัญชี

-    มีประสิทธิภาพ

-    พิจารณาการส่งออกของระบบ

·     การส่งออกของระบบสารสนเทศทางบัญชี ประกอบด้วย

-   รายงานการจัดการ

-   รายงายการลงทุนและเจ้าหนี้

-   ไฟล์ที่เก็บข้อมูลการทำธุรกรรม

-   ไฟล์ที่เก็บข้อมูลปัจจุบันเกี่ยวกับบัญชี

การพิจารณาในการออกแบบรายงาน

·     รายงาน

-    ควรมีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร

-    ไม่ควรสร้างข้อมูลมากเกินไป

·     รูปแบบของรายงานควรจะ

-    มีการระบุพื้นฐาน

-    สะดวก

-    มั่นคง

กระบวนการทางธุรกิจหลัก

·  ระบบสารสนเทศทางบัญชี

เก็บรวบรวมและรายงานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกระบวนการทางธุรกิจ

·   เหตุการณ์ทางเศรษฐกิจ

เป็นกิจกรรมทางเศรษฐกิจและผลกระทบงบการเงิน

·   เหตุการณ์ทางธุรกิจ

เป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจและไม่ส่งผลกระทบงบการเงิน

กระบวนการขาย

         กระบวนการขาย เป็นเรื่องของกระบวนการดำเนินงานทางการขายอย่างหนึ่งที่จะทำให้สินค้าหรือบริการเกิดการเปลี่ยนกรรมสิทธ์ความเป็นเจ้าของ โดยมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานเป็นขั้นตอนของกระบวนการขายเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

วัตถุประสงค์ของกระบวนการขาย

·  แสวงหาลูกค้า (Prospect for customers)

·  วางแผนวิธีการเข้าหาลูกค้า (Plan the approach)

·  เสนอการขาย และ/หรือ การสาธิต (Make the presentation and/or demonstration)

·  แก้ไขข้อโต้แย้ง (Handle objections)

·  ปิดการขาย (Close the sale)

·  ติดตามผลการขาย (Follow-up

ที่มา:https://www.stou.ac.th/stouonline/LOM/data/sms/market/Unit9/SUBM1/U913-1.htm

กระบวนการจัดซื้อ

           การจัดซื้อ (Purchasing) หมายถึง กระบวนการที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดหาวัตถุดิบต่าง ๆ ตามความต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กรและเป็นกระบวนการที่เชื่อมโยงระหว่างองค์กรต่าง ๆ ใน Supply Chain และทำหน้าที่ในการประสานงานในด้านการไหลของข้อมูลระหว่างองค์กรและผู้ขายวัตถุดิบเนื่องจากการมีวัตถุดิบพร้อมเป็นปัจจัยด่านแรกที่กำหนดความสามารถในการผลิตสินค้าและการบริการเพื่อนำส่งให้แก่ลูกค้าได้ในเวลาที่กำหนด

ที่มา : https://www.logisticafe.com/2009/10/procurement/

วัตถุประสงค์กระบวนการจัดซื้อ

·     ติดตามการซื้อสินค้าและบริการจากผู้ขาย

·     ติดตามจำนวนหนี้ที่ค้างชำระ

·     ควบคุมสินค้าคงเหลือ

·     การทำทันเวลาและการชำระเงินที่ถูกต้อง

·     การคาดการณ์การซื้อสินค้าและกระแสเงินสดจ่าย

ที่มา:  https://classroom.google.com/c/NzAzNzM4MTgwNVpa